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O que é gestão de documentos e por que implementar?

Toda empresa precisa lidar com contratos, contas, holerites e recibos. Para organizar essa enorme quantidade de arquivos com eficiência, é essencial ter processos de gestão de documentos bem definidos. Sem isso, a companhia se torna burocrática e fica à mercê de riscos jurídicos e prejuízos financeiros.

Pensando nisso, vamos explicar o que você precisa saber sobre gestão de documentos. Você verá quais são as vantagens de adotar esse método .

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve o armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa, como contratos, escrituras, guias de impostos e folhas de pagamento, entre outros. Pode ser feita física ou digitalmente, de acordo com a natureza dos documentos e os recursos disponíveis na companhia.

Ao longo dos anos de funcionamento, o volume de arquivos produzidos pela empresa aumenta exponencialmente. Isso gera problemas de falta de espaço, lentidão nos processos e até perda de informações importantes, o que torna a gestão de documentos absolutamente necessária para o funcionamento sustentável da organização. Com esse método, é possível preservar dados que são considerados patrimônio da empresa e ainda transformá-los em recursos de competitividade.

Quais são os benefícios da gestão de documentos?

Mais agilidade nos processos

Uma boa gestão de documentos consiste em armazenar os arquivos da empresa de acordo com sua natureza e necessidade. Documentos sigilosos devem estar em um local seguro, como um sistema criptografado ou cofre de difícil acesso, para reduzir o risco de invasões e roubo de dados.

Documentos muito utilizados no dia a dia, por sua vez, precisam ser guardados em locais de fácil acesso, para simplificar sua busca e dar mais agilidade aos processos.

Imagine uma empresa com alta rotatividade de colaboradores, na qual o RH precisa manusear os contratos de trabalho com muita frequência. Para facilitar a rotina, esses documentos devem estar visíveis, digital ou fisicamente, para que o departamento não tenha que fazer longas buscas para ter o documento em mãos.

Dessa forma, os funcionários conseguem dedicar seu tempo a tarefas realmente relevantes, sem gastar horas e horas procurando informações difíceis de encontrar.

Redução de custos

Ao tornar os processos mais eficientes, a empresa reduz gastos, já que os funcionários conseguem produzir mais em menos tempo. Falta de planejamento e organização gera custos extras, como erros operacionais e necessidade de retrabalho. Esses problemas minam o orçamento não apenas em uma área específica, mas em todos os departamentos.

A gestão de documentos tem como objetivo realizar mais ações com o menor investimento possível. Isso envolve práticas como a impressão de cópias na quantidade certa e o armazenamento otimizado, apostando alto em sistemas tecnológicos.

Garantia de segurança jurídica

Documentos servem como garantia de que a empresa age dentro da lei. O controle de ponto, por exemplo, comprova que os funcionários estão cumprindo a jornada de trabalho conforme combinado em contrato. Em caso de horas extras, as folhas de pagamento revelam se elas foram pagas ou não. Tudo isso protege a organização em eventuais ações trabalhistas.

O mesmo vale para comprovantes de pagamento a fornecedores e guias de recolhimento de impostos. A gestão documental é importante para organizar esses arquivos de forma que eles não se percam e estejam disponíveis quando forem requisitados.

É fundamental validar esses documentos oficialmente, por meio de assinaturas e carimbos. No caso de versões digitais, a assinatura eletrônica é uma ótima forma de comprovar a autenticidade dos arquivos.

Otimize o espaço físico da empresa

Investir em tecnologia é uma excelente maneira de otimizar o uso da estrutura da empresa, já que arquivos digitais não ocupam espaço. Mas isso não significa que documentos em papel devem ser deixados de lado. Algumas peças, como contratos e escrituras, precisam ser mantidas também em versões físicas, para uso em caso de necessidade.

No entanto, muitas empresas negligenciam o armazenamento correto desses arquivos, deixando-os dispersos em gavetas aleatórias ou em depósitos sem organização. Para evitar esse problema, o ideal é separar uma área específica para guardar os documentos, com prateleiras e corredores devidamente identificados.

Além de facilitar o manuseio dos arquivos, isso contribui para que o ambiente do escritório se torne mais organizado e agradável para se trabalhar.

Considere a vida útil dos documentos

Cada documento tem uma vida útil, e nem todos precisam ser guardados para sempre. Descartar parte dos papéis ou arquivos digitais é necessário para liberar espaço nas prateleiras ou softwares da empresa. Com isso, é possível garantir acesso rápido e fácil ao que realmente interessa.

No entanto, antes de descartar um documento, é preciso levar em conta sua natureza. Isso é determinante para saber se ele ainda será necessário ou não. Uma carta de pedido de demissão, por exemplo, deve ser mantida por cerca de 5 anos. Já os comprovantes de quitação com a Previdência Social precisam estar acessíveis por pelo menos 30 anos.

Uma informação em mãos erradas pode significar enormes prejuízos para a empresa. Por isso, é fundamental ter atenção e cuidado quanto ao uso e armazenamento dos documentos.

Entre em contato com a BSG e garanta a segurança e a organização de seus arquivos.

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Fonte: https://bit.ly/33vlQTd

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