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Quais são as vantagens da gestão de documentos?

Ao investir na gestão de documentos, as empresas garantem uma série de vantagens. Confira quais são elas!

Mais agilidade nos processos

A gestão documental permite que os colaboradores tenham acesso aos documentos de forma mais prática, já que eles estão arquivados de modo organizado e seguro.

No caso do armazenamento físico, os documentos serão organizados conforme sua natureza e necessidade.

Assim, arquivos que são utilizados com maior frequência são guardados em locais de fácil acesso, para simplificar a busca e agilizar os processos.

Por outro lado, no caso do armazenamento digital, os documentos podem ser enviados direto para o sistema de gestão, o que torna o processo mais prático e o acesso mais rápido.

Assim, não será mais necessário gastar horas e horas procurando informações difíceis de localizar.

Redução de custos

Ao implementar a gestão de documentos, a empresa consegue reduzir custos, visto que não terá que arcar com gastos extras gerados por falta de organização, erros operacionais e retrabalho.

De modo geral, a empresa tem o objetivo de possibilitar a realização de mais ações com o menor investimento possível. Isso envolve práticas como a impressão de cópias na quantidade certa e o armazenamento otimizado, utilizando, inclusive, sistemas tecnológicos.

Segurança Jurídica

Sabemos que o uso de documentos em uma empresa possui diversas finalidades — inclusive, comprovar que a organização funciona conforme a lei.

Com os documentos em ordem, a empresa tem o controle de todas as suas ações, podendo assim se resguardar de processos.

O controle de ponto, por exemplo, comprova que os funcionários estão cumprindo a jornada de trabalho conforme o combinado no contrato. Já as folhas de pagamentos comprovam os pagamentos de salários e horas extras.

Nesse sentido, a gestão documental é fundamental para o funcionamento adequado das empresas, pois permite que os documentos não se percam e estejam disponíveis sempre que forem necessários.

Vale lembrar que é sempre importante validar esses documentos oficialmente por meio de assinaturas e carimbos.

No caso dos contratos digitais, a assinatura eletrônica é a forma ideal de comprovar a autenticidade dos arquivos.

Uniformidade e qualidade dos processos

Na gestão documental, os documentos são devidamente ordenados, nas condições corretas para identificação. Isso significa que a empresa adquire mais agilidade e qualidade, pois não precisará se preocupar com processos parados ou prazos ultrapassados.

Dessa forma, a perda de grandes contratos não será mais um problema. Além disso, a empresa não terá prejuízo em relação à imagem e credibilidade e não sofrerá queda no seu desempenho de mercado.

Conclusão

A gestão de documentos, como vimos no texto, é fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa, visto que torna os processos mais ágeis, reduz custos e garante a segurança jurídica.

Que tal, então, adotar a gestão documental na sua empresa?

A BSG pode ajudar você. Entre em contato e saiba mais. 

Fonte: https://bit.ly/37EvyYM

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